Comment bien gérer une crise à l’échelle des RH ?

Cette année encore, la récente montée fulgurante des eaux de la Seine, a fait ressurgir les inquiétudes relatives à une inondation majeure de la Capitale, susceptible de paralyser notamment le tissu économique local. Au même titre que pour toute autre typologie de crise (crise pandémique, sécuritaire, cyberattaques, défaillance des infrastructures nationales…), les entreprises se doivent d’assurer leur résilience en cas de forte crue. L’enjeu : limiter au mieux la perte de chiffre d’affaires lors cette période trouble afin d’assurer leur pérennité.

Pourtant, selon une récente étude réalisée par DRI International, 43 % des entreprises ferment suite à un sinistre sans y être préparées, tandis que 29 % de celles qui ont survécu disparaissent dans les deux ans qui suivent cet événement.

Pour répondre à ces enjeux, les Ressources Humaines ont un rôle majeur à jouer en termes de préparation, de gestion et de suivi des crises susceptibles de survenir en entreprise.

Risques RH, Plan de Continuité d’Activité et Gestion de crise

Les risques concernant les RH sont principalement de deux ordres :

  • Les risques inhérents à la disponibilité des Hommes dans le cadre d’une situation d’absentéisme majeur (indisponibilité des locaux, épidémie, conflit social interne ou externe…)
  • Les risques affectant directement les RH et susceptibles d’entraîner une crise (indisponibilité des systèmes d’information RH, perte ou corruption des datas, etc.)

Le Plan de Continuité d’Activité (PCA) représente l’ensemble des mesures permettant d’assurer le maintien, même en mode dégradé, de prestations de services ou d’autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes de l’entreprise, puis la reprise planifiée des activités. La gestion de crise permet, quant à elle, la conduite en temps réel d’actions afin de résoudre les crises et de diminuer leurs impacts (internes et externes). Elle requiert de la mise à disposition de moyens et de personnes.

Les prérequis d’une gestion de crise efficiente par les RH

Si le niveau d’implication des RH sera majeur dans le cadre de crise sanitaire, terroriste, sociale ou naturelle par exemple, les RH jouent néanmoins un rôle essentiel dans tous les PCA et la gestion de crise.

En amont de la crise : Dans le cadre des travaux d’élaboration des PCA, les Ressources Humaines ont pour mission d’anticiper de nombreuses problématiques qui permettront d’appréhender au mieux l’événement une fois survenu. Il est notamment recommandé en phase de préparation de :

  • Vérifier les hypothèses d’organisation proposées dans le PCA,
  • Actualiser régulièrement les fichiers du personnel tout en tenant compte des directives de la CNIL,
  • Anticiper la formation des collaborateurs en vue d’organiser leur polyvalence parfois nécessaire en cas de crise,
  • Organiser la continuité de ses activités RH essentielles telle que la communication, la paie, etc. en termes d’outils et processus,
  • Inventorier et préparer les changements organisationnels susceptibles d’impacter les salariés (modification du lieu de travail, des horaires de travail, travail à distance, rémunération des heures supplémentaires, chômage partiel, frais de déplacements, assurance…) et les prestataires (disponibilité des salariés du prestataire, augmentation du coût des prestations en cas de crise par exemple). Il convient bien entendu d’être à même d’anticiper les risques d’absentéisme dans ces situations exceptionnelles,
  • Informer et consulter les IRP sur les mesures et dispositions proposées,
  • Préparer des moyens de communication qui seront viables en situation de crise (numéro vert, messagerie de secours…),
  • Communiquer auprès des salariés afin de les sensibiliser aux enjeux de continuité d’activité tout en les préparant à leur rôle en cas de crise et aux consignes inhérentes,
  • Prévoir les éventuels besoins de suivi psychologiques.

Pour être pleinement opérationnel et efficient, le PCA doit être régulièrement testé et éprouvé en amont pour valider sa pertinence au fil de l’évolution de l’entreprise.

Pendant la crise : Dans ce contexte, il convient de s’adapter en permanence à des situations et des conditions de travail dégradées. Les principales missions des RH sont alors de :

  • Connaître en temps réel – autant que faire se peut – l’évolution de la situation,
  • Informer l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise (direction, collaborateurs, IRP…) de la situation et éventuellement des dispositions applicables,
  • Rédiger et transmettre les éventuels avenants temporaires aux contrats de travail,
  • Mettre en place les éventuelles cellules de suivi psychologique,
  • Continuer leurs activités essentielles, telle que la paie notamment.

A l’issue de la crise les missions des RH inhérentes ont essentiellement trait à :

  • L’information sur la fin de crise auprès des différentes parties prenantes,
  • L’information sur les modalités de reprise d’activité,
  • L’analyse de l’organisation lors de la période de crise afin d’en tirer tous les enseignements, et optimiser, si nécessaire, le Plan de Continuité d’Activité et les politiques de gestion de crise au sein de l’entreprise.